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Quel niveau de management de projet pour une PME?

By 14 octobre 2016 Blog One Comment

Bonjour,

Etes-vous satisfaits du management de projet dans votre entreprise ?

Etes-vous confiants sur le fait que vous sélectionnez les bons projets et que ceux-ci réalisent les bénéfices escomptés ?

Est-ce que les projets de votre portefeuille sont alignés à votre stratégie d’entreprise ? Sont-ils sélectionnés et priorisés selon des critères clairement définis et approuvés ?

Est-ce que vos projets se déroulent conformément à vos attentes et satisfont vos clients ?

Devenir chef de projet est-il considéré comme une promotion par vos collaborateurs, un job enviable et non pas un job à éviter ?

Si vous avez répondu oui à toutes ces questions : Bravo ! Vous faites partie de la minorité qui réussit ses projets. Si vous avez répondu non à l’une ou l’autre des questions ou que vous avez le sentiment que votre efficacité en la matière devrait être améliorée, la suite de cette newsletter devrait particulièrement vous intéresser.

Les grandes entreprises ont compris l’importance du management de projet et ont évolué en conséquence. Cependant de nombreuses PME’s n’ont pas encore saisi les bénéfices du management de projet ou croient qu’il ne s’applique pas à leurs projets.

Rien n’est plus faux, sauf que pour ces entreprises il s’agit de rester simple, d’insister sur le côté pratique de la mise en place de processus de management de projet et que celui-ci corresponde à la culture de l’entreprise.

Ci-dessous vous trouverez une liste de processus/outils de management de projet recommandés dans une PME :

  • Vision, mission et stratégie de l’entreprise. Afin de pouvoir sélectionner les bons projets, l’entreprise a besoin de savoir où elle veut aller
  • Business plan. Ce document permet de vérifier si une idée vaut la peine d’être réalisée. Un Business plan peut se résumer à une feuille A3 si vous voulez vous contenter de l’essentiel
  • Sélection de projets. Une entreprise ne devrait sélectionner que des projets alignés à sa stratégie et viables. Des règles approuvées, partagées et l’utilisation de modèles de sélection appropriés permettent à une PME d’avoir une sélection efficace et pertinente
  • Priorisation de projet. Une fois les projets sélectionnés, ceux-ci doivent être priorisés selon des critères clairement définis
  • Exigences en ressources. Il est important de connaître les exigences en ressources des différents projets et d’éviter d’avoir trop de projets actifs par rapport à ses capacités.
  • Activation de projet selon ses capacités. Le nombre de projets actifs simultanément doit être adapté aux capacités pour pouvoir être gérés efficacement et réaliser les bénéfices escomptés rapidement
  • Chefs de projet formés. Un projet ne peut exister sans chef de projet, de préférence formé, Le chef de projet n’a encore trop souvent pas de formation spécifique en management de projet. Un chef de projet doit aussi avoir du leadership et des connaissances dans les outils et processus à mettre en place. Lorsque les entreprises se focalisent sur l’ensemble de ces trois compétences, le nombre de projets qui atteignent leurs objectifs augmente en moyenne de 40 %.
  • Charte de projet. La charte de projet est un must, quels que soient le projet et l’entreprise. Elle donne sa légitimité à un projet, le cadre et l’approuve formellement
  • Enoncé des travaux. Description des produits, services et résultats à fournir par le projet
  • Management des risques. Vos projets rencontrent-ils fréquemment des problèmes imprévus? Si c’est le cas, le management des risques, permet d’en éviter une grande partie et par là d’atteindre les objectifs de temps et de coût de vos projets
  • Plan de management du projet. Le plan décrit comment le projet est réalisé et est utilisé comme document de référence par l’équipe de projet et les parties prenantes.
  • Structure de décomposition de projet. Il s’agit de la décomposition hiérarchique du contenu du projet. Elle permet d’avoir une vue structurée de ce qui doit être livré et de ne rien oublier dans l’élaboration de l’échéancier et du budget du projet.
  • Documentation des exigences. Aussi appelé cahier des charges ou spécification, elle décrit la façon dont chaque exigence satisfait les besoins du projet
  • Matrice RAECI. Une matrice RAECI décrit les tâches normalement utilisées dans le cadre du projet, les documents de sortie, ainsi que les différentes responsabilités pour les réaliser
  • Clôture, leçons apprises. Un projet se doit d’être formellement clôturé et il s’agit d’en extraire les leçons apprises pour améliorer les processus. Par soi-disant manque de temps, ce processus est fréquemment ignoré et résulte en de grosses pertes de temps en répétant les mêmes erreurs
  • Demandes de modifications. Le glissement des spécifications est une des raisons majeures d’échec de projet. Il s’agit d’avoir un processus en place permettant de mesurer les impacts de toute modification demandée pour décider de l’approuver ou de la rejeter en connaissance de cause.
  • Processus standardisés et modèles de documents. Ces deux éléments permettent de simplifier les processus, de ne rien oublier tout en allant vite et d’uniformiser le langage de management de projet, ce qui est reconnu comme un des éléments d’amélioration d’efficacité principaux.

Ces quelques chiffres issus de la dernière étude du Project Management Institute, devraient terminer de vous convaincre si ce n’est pas encore le cas :

  • Les entreprises qui investissent dans le management de projet gaspillent 13 fois moins d’argent, car leurs initiatives stratégiques connaissent davantage de réussite
  • En moyenne pour chaque million investi, 122’000 sont gaspillés du fait de performances de projet médiocre
  • La réussite des projets est multipliée par 2.5 lorsque des pratiques de management de projet éprouvées sont utilisées

Si vous n’utilisez pas encore les processus et outils énumérés précédemment, nous sommes là pour vous y aider, soit en mettant ces processus en place, en les standardisant, en mettant en place des modèles de documents, en formant et en coachant vos chefs de projet.

Emile Muller

About Emile Muller

Emile Muller, directeur et fondateur de l’entreprise P3M Consulting Sàrl, est ingénieur EPFL et titulaire d’un PMP (Project Management Professional).

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