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Quel niveau de management de projet pour une PME?

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Bonjour,

Etes-vous satisfaits du management de projet dans votre entreprise ?

Etes-vous confiants sur le fait que vous sélectionnez les bons projets et que ceux-ci réalisent les bénéfices escomptés ?

Est-ce que les projets de votre portefeuille sont alignés à votre stratégie d’entreprise ? Sont-ils sélectionnés et priorisés selon des critères clairement définis et approuvés ?

Est-ce que vos projets se déroulent conformément à vos attentes et satisfont vos clients ?

Devenir chef de projet est-il considéré comme une promotion par vos collaborateurs, un job enviable et non pas un job à éviter ?

Si vous avez répondu oui à toutes ces questions : Bravo ! Vous faites partie de la minorité qui réussit ses projets. Si vous avez répondu non à l’une ou l’autre des questions ou que vous avez le sentiment que votre efficacité en la matière devrait être améliorée, la suite de cette newsletter devrait particulièrement vous intéresser.

Les grandes entreprises ont compris l’importance du management de projet et ont évolué en conséquence. Cependant de nombreuses PME’s n’ont pas encore saisi les bénéfices du management de projet ou croient qu’il ne s’applique pas à leurs projets.

Rien n’est plus faux, sauf que pour ces entreprises il s’agit de rester simple, d’insister sur le côté pratique de la mise en place de processus de management de projet et que celui-ci corresponde à la culture de l’entreprise.

Ci-dessous vous trouverez une liste de processus/outils de management de projet recommandés dans une PME :

  • Vision, mission et stratégie de l’entreprise. Afin de pouvoir sélectionner les bons projets, l’entreprise a besoin de savoir où elle veut aller
  • Business plan. Ce document permet de vérifier si une idée vaut la peine d’être réalisée. Un Business plan peut se résumer à une feuille A3 si vous voulez vous contenter de l’essentiel
  • Sélection de projets. Une entreprise ne devrait sélectionner que des projets alignés à sa stratégie et viables. Des règles approuvées, partagées et l’utilisation de modèles de sélection appropriés permettent à une PME d’avoir une sélection efficace et pertinente
  • Priorisation de projet. Une fois les projets sélectionnés, ceux-ci doivent être priorisés selon des critères clairement définis
  • Exigences en ressources. Il est important de connaître les exigences en ressources des différents projets et d’éviter d’avoir trop de projets actifs par rapport à ses capacités.
  • Activation de projet selon ses capacités. Le nombre de projets actifs simultanément doit être adapté aux capacités pour pouvoir être gérés efficacement et réaliser les bénéfices escomptés rapidement
  • Chefs de projet formés. Un projet ne peut exister sans chef de projet, de préférence formé, Le chef de projet n’a encore trop souvent pas de formation spécifique en management de projet. Un chef de projet doit aussi avoir du leadership et des connaissances dans les outils et processus à mettre en place. Lorsque les entreprises se focalisent sur l’ensemble de ces trois compétences, le nombre de projets qui atteignent leurs objectifs augmente en moyenne de 40 %.
  • Charte de projet. La charte de projet est un must, quels que soient le projet et l’entreprise. Elle donne sa légitimité à un projet, le cadre et l’approuve formellement
  • Enoncé des travaux. Description des produits, services et résultats à fournir par le projet
  • Management des risques. Vos projets rencontrent-ils fréquemment des problèmes imprévus? Si c’est le cas, le management des risques, permet d’en éviter une grande partie et par là d’atteindre les objectifs de temps et de coût de vos projets
  • Plan de management du projet. Le plan décrit comment le projet est réalisé et est utilisé comme document de référence par l’équipe de projet et les parties prenantes.
  • Structure de décomposition de projet. Il s’agit de la décomposition hiérarchique du contenu du projet. Elle permet d’avoir une vue structurée de ce qui doit être livré et de ne rien oublier dans l’élaboration de l’échéancier et du budget du projet.
  • Documentation des exigences. Aussi appelé cahier des charges ou spécification, elle décrit la façon dont chaque exigence satisfait les besoins du projet
  • Matrice RAECI. Une matrice RAECI décrit les tâches normalement utilisées dans le cadre du projet, les documents de sortie, ainsi que les différentes responsabilités pour les réaliser
  • Clôture, leçons apprises. Un projet se doit d’être formellement clôturé et il s’agit d’en extraire les leçons apprises pour améliorer les processus. Par soi-disant manque de temps, ce processus est fréquemment ignoré et résulte en de grosses pertes de temps en répétant les mêmes erreurs
  • Demandes de modifications. Le glissement des spécifications est une des raisons majeures d’échec de projet. Il s’agit d’avoir un processus en place permettant de mesurer les impacts de toute modification demandée pour décider de l’approuver ou de la rejeter en connaissance de cause.
  • Processus standardisés et modèles de documents. Ces deux éléments permettent de simplifier les processus, de ne rien oublier tout en allant vite et d’uniformiser le langage de management de projet, ce qui est reconnu comme un des éléments d’amélioration d’efficacité principaux.

Ces quelques chiffres issus de la dernière étude du Project Management Institute, devraient terminer de vous convaincre si ce n’est pas encore le cas :

  • Les entreprises qui investissent dans le management de projet gaspillent 13 fois moins d’argent, car leurs initiatives stratégiques connaissent davantage de réussite
  • En moyenne pour chaque million investi, 122’000 sont gaspillés du fait de performances de projet médiocre
  • La réussite des projets est multipliée par 2.5 lorsque des pratiques de management de projet éprouvées sont utilisées

Si vous n’utilisez pas encore les processus et outils énumérés précédemment, nous sommes là pour vous y aider, soit en mettant ces processus en place, en les standardisant, en mettant en place des modèles de documents, en formant et en coachant vos chefs de projet.

Emile Muller

Modèles de documents pour le management de portefeuilles de projets

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Bonjour,

Il y a un an, nous vous avions annoncé la création de notre e-shop, dans lequel nous mettions à votre disposition une gamme complète de modèles de documents pour le management de vos projets.

Au vu de l’intérêt qu’ils ont suscité, nous avons ajouté une gamme complète de modèles de documents consacrés au management de portefeuilles que vous pourrez découvrir en ligne dès aujourd’hui.

Le management de portefeuille est une manière importante et à notre avis la meilleure et la plus efficace pour implémenter les initiatives stratégiques d’une entreprise. Il se dit également que si le management de projets tend à bien réaliser un projet (do the thing right), le management de portefeuilles sert quant à lui à réaliser les bons projets (do the right thing).

Les clés du management de portefeuilles sont de :

  • Ne sélectionner que des projets qui soient alignés à la stratégie de l’entreprise et viables, c’est-à-dire qui génèrent des bénéfices suffisants
  • Prioriser ces projets selon des critères objectifs et agréés
  • Activer un nombre de projets correspondant aux capacités de l’entreprise
  • Surveiller et maîtriser le tout, la justification d’un projet pouvant disparaître et il s’agira alors de l’arrêter, ou de nouveaux projets plus importants et prioritaires pouvant surgir et il s’agira de leur faire de la place dans le portefeuille en interrompant ou en supprimant d’autres projets
  • Surveiller que les bénéfices escomptés se réalisent
  • Tirer les leçons apprises pour améliorer les processus de management de portefeuilles

Un des axes principaux de l’amélioration d’efficacité du management de projet et de portefeuille est la standardisation des processus, processus basés sur les meilleures pratiques promues par les standards de management de projets et de portefeuilles et la mise en place de modèles de documents. Cet axe est suivi aussi bien par des grandes entreprises, que par des plus petites, et ce dans tous les domaines.Diagrammes de visualisation de portefeuille

L’utilisation de modèles de documents vous permet d’économiser du temps et de réduire vos coûts, vous aident à travailler de manière plus judicieuse et à prendre une longueur d’avance.

Ces modèles permettent de ne rien oublier, de réduire les risques, d’améliorer tant la qualité des livrables, que l’efficacité de la surveillance et de la maîtrise, le management des fournisseurs et la communication avec la direction de l’entreprise. Leur utilisation résulte donc en une augmentation drastique de vos chances de succès.

Vous pouvez créer vos propres modèles, mais leur mise en place peut s’avérer longue et fastidieuse. Il faut voir ce que définit le standard utilisé, faire des recherches de littérature sur le sujet et d’exemples pour vous inspirer, puis rédiger ces modèles en fonction des caractéristiques de votre entreprise, de sa culture et de sa maturité en management de portefeuilles et de projets.

Management des performances

Rassurez-vous, nous avons fait la majeure partie du travail. Nous avons créé des documents complets en nous basant sur les référentiels du PMI, sur notre expérience de plus de vingt ans en management de portefeuilles et avons fait pour vous les recherches de documentation nécessaires.

Pour utiliser nos modèles, il vous suffit de les adapter au contexte de votre entreprise en les simplifiant et vous serez très rapidement opérationnels. De plus, ces documents ne vous couteront qu’un très faible pourcentage de ce qu’ils vous coûteraient en les réalisant vous-même.

Vous pouvez trouver sur internet de nombreux modèles de documents de management de projets, le plus fréquemment en anglais et qui souvent ne couvrent pas tous les sujets du domaine. En français, ces documents sont plus rares et surtout il n’y a pas encore beaucoup de modèles de documents consacrés au management de portefeuilles, ni en anglais et encore moins en français.

Vous avez ici un jeu de documents complet, tous réalisés dans le même style, cohérents, faciles à utiliser et couvrant l’ensemble du management de portefeuilles et de projets.

Sachez également que sous la rubrique « Lean Product Development » se trouvent d’autres modèles de documents touchant au management de portefeuilles qui contiennent des outils complémentaires permettant d’améliorer encore plus votre efficacité.

Nous sommes également à votre disposition pour adapter ces modèles aux besoins et standards de votre propre entreprise et pour former vos employés à leur utilisation.

Profitez de notre offre de lancement ! Nous vous proposons 20 % de rabais pour tout achat de documents de management de portefeuille jusqu’au 30 novembre 2016. Pour ce faire, il vous suffit d’utiliser le code promotionnel « Management de portefeuille» lorsque vous achetez des documents.

Sincères salutations et belle fin d’été.

Réunions stand-up et tableaux de management visuels: les outils du Lean Product Development rencontrant le plus de succès

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1.   Introduction

Sur les pas du Lean Manufacturing, le Lean Product Development (LPD) suscite de plus en plus d’intérêt. De nombreuses entreprises le mettent en pratique, car sa méthodologie leur permet de développer de nouveaux produits plus rapidement, tout en ayant des produits moins chers, de qualité et de performance supérieures aux produits précédents.

Vous pouvez le voir dans les témoignages des entreprises ayant déjà implémenté le LPD et je l’observe également dans les cours que je donne sur le sujet, les réunions stand-up et les tableaux de management visuels rencontrent le plus de succès. Read More

Coût du temps: le plus important en développement de produits

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1.   Introduction

Dans mon blog précédent, je vous avais montré comment une entreprise perd temps et argent en gérant trop de projets par rapport à ses capacités.

Dans ce blog, je vais traiter d’une autre erreur fréquente: la focalisation sur le respect du budget de développement d’un produit ou d’un service, alors que l’entreprise a tout intérêt à se focaliser sur le respect du temps.

Des statistiques parues il y a une vingtaine d’années m’avait particulièrement interpelé. Les variations suivantes sont en moyenne équivalentes en développement de produit :

  • ± 50% coûts de développement
  • ± 10% coûts de production
  • ± 4 % prix de vente
  • ± 3 mois d’avance/retard sur la date de lancement du produit

Il vaut donc la peine d’augmenter de moitié les dépenses de développement, si plus de trois mois sur le lancement du produit sont gagnés, alors qu’un report de trois mois du même lancement doit être compensé par une augmentation de prix de 4 %.

Le respect du budget d’un développement est donc d’une importance mineure par rapport au coût du temps.

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Vous perdez temps et argent en gérant trop de projets par rapport à vos capacités

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1.   Introduction

Nous le voyons fréquemment dans notre pratique de consultant: le nombre de projets actifs d’une entreprise dépasse fréquemment ses capacités.

L’entreprise pense qu’en gérant plus de projets, elle minimise le risque commercial, réduit les incertitudes et augmente ses chances de réussite. Elle décide donc de charger au maximum ses ressources de développement, à 100 % ou même plus pour y arriver.

Malheureusement en travaillant sur plus de projets qu’elle ne peut assumer, l’entreprise dilue ses efforts, les délais augmentent ainsi que les risques associés, p. ex. rater une fenêtre de marché, faire des prévisions pour un futur lointain. De plus un projet surchargé et ne finissant pas dans un délai raisonnable perd en flexibilité.

La cause principale des projets dépassant les délais est la mauvaise gestion de la capacité des ressources.

Tant que le nombre de projets simultanés n’est pas adapté à la capacité des ressources disponibles, que l’entreprise ne tient pas compte du fait que l’humain est un être mono-tâche qui a besoin de temps pour changer de tâche et qu’en parallèle il a aussi besoin de temps pour gérer les impondérables, tels que traiter ses e-mails, assister à des réunions, etc, les projets auront des retards imprévisibles. De plus, le problème est exacerbé par des demandes additionnelles (maintenance, support de la production, cotations de projets clients, plaintes clients, etc).

Nous allons montrer dans cet article comment la surcharge des ressources dilue les efforts, crée des files d’attente qui retardent les projets et in fine retarde la réalisation des bénéfices attendus.

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Lean Project Management et Lean Product Development

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Bonjour,

Suite aux succès rencontrés par le Lean Manufacturing, l’esprit Lean appliqué à l’ensemble de l’entreprise rencontre de plus en plus d’intérêt et notamment le Lean Project Management et le Lean Product Development. Ces deux méthodologies poursuivent le même but :

  • Améliorer la satisfaction des clients externes et internes en focalisant les activités sur la création de valeur pour ceux-ci
  • Se terminer plus rapidement que les projets précédents, grâce à une standardisation astucieuse des processus, outils et documents des projets
  • Coûter moins cher que les projets précédents grâce à l’élimination des gaspillages et des activités sans valeur ajoutée pour les clients
  • Dans le cadre du développement de produits, avoir des produits coûtant moins cher que les produits précédents tout en étant de meilleure qualité et plus performants
  • Améliorer continuellement l’organisation en se focalisant sur l’apprentissage et une attitude critique pendant le projet, en stimulant le retour d’information et en valorisant, responsabilisant les équipes de projet

Comme déjà mentionné, l’un des axes majeurs des deux méthodologies passe par la standardisation et l’utilisation de modèles de documents et d’outils communs à l’ensemble des projets d’une entreprise.

De nombreux modèles de documents sont disponibles en anglais, mais très peu en français. Quand ceux-ci existent, ils se limitent à quelques documents-clé, mais ils ne sont pas suffisants pour optimiser l’efficacité de vos projets. Je me suis alors attelé à rédiger, en français, ces nombreux modèles et outils. Pour ce, je me suis basé sur les standards du PMI® (Project Management Institute), la littérature à disposition sur le sujet et mes trente ans d’expérience dans le domaine.

Pourquoi vos chefs de projet devraient-ils également utiliser des modèles de document et d’outils, et pourquoi ceux-ci en particulier?

  • Ils n’ont pas besoin de partir de zéro et peuvent les utiliser rapidement tels quels, puis les adapter à votre propre culture d’entreprise et pratiques de gestion de projet.
  • Ils n’ont pas besoin de « réinventer la roue » à chaque projet et peuvent tenir compte des leçons du passé et d’avoir une approche renouvelable sur la manière de gérer un projet.
  • Ils leur permettent de documenter de manière consistante les projets de l’entreprise.
  • Ils leur facilitent la compréhension de la gestion de projet et sont un excellent moyen d’auto-formation.
  • Les documents les plus complets possibles ont été créés de manière à pouvoir être simplifiés et adaptés aux standards, à la culture, la maturité et aux besoins de votre entreprise. Et ce le plus simplement et rapidement possible.
  • Chaque modèle inclut des instructions pour le rédacteur afin de l’aider à compléter et adapter le modèle aux spécificités de son projet.

Vous n’êtes pas encore convaincus ?

Les modèles des documents de la gestion des risques et des communications de projet, deux des domaines essentiels pour réussir vos projets sont gratuitement mis à votre disposition et peuvent être téléchargés directement depuis mon e-shop.

P3M Consulting est une entreprise active dans la consultance en gestion de projets, programmes et portefeuilles et plus particulièrement dans le développement de nouveau produits et des méthodes de raccourcissement de temps de mise sur le marché telles que Time-to-Market et Lean Product Development.

Emile Muller

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Pourquoi avoir des modèles de documents de management de projet?

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Vous avez déjà probablement entendu dire – et peut-être même expérimenté- qu’en « management de projet, le diable est dans les détails ». Malheureusement, en cherchant à s’occuper du moindre détail, il est quasi certain que le projet prendra beaucoup de retard et ratera certains de ses objectifs.

Le meilleur moyen de concilier ces deux extrêmes est d’utiliser des modèles de documents. Ceux-ci vous permettront de gagner un temps considérable tout en prêtant une attention particulière à ces fameux détails.

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